Par Jean-François Rivard, p.g.c.a., MBA, coordonnateur à l’approvisionnement municipal, direction de l’ingénierie et infrastructures de la Fédération québécoise des municipalités (FQM)

Lorsqu’une municipalité désire acquérir un équipement, l’une des premières étapes du processus consiste à estimer son coût approximatif, une fois l’appel d’offres réalisé.

À titre d’exemple, elle doit évaluer le coût d’acquisition d’un nouveau camion de déneigement. Mais par quoi doit-elle débuter dans sa démarche?

Quelques options s’offrent à elle, dont voici trois exemples :

    1. Obtenir de l’information d’une autre municipalité, par réseautage sur un achat récent d’équipement quasi similaire;
    2. Communiquer avec un fournisseur connu de l’industrie, et solliciter de sa part un prix budgétaire;
    3. Recenser les appels d’offres récents sur le système électronique d’appel d’offres (SEAO) portant sur les équipements de cette catégorie. Cette approche nécessite que la municipalité réalise une recherche dans les devis, afin de comprendre ce qui a été soumissionné. Il importe également qu’elle tienne compte que certaines municipalités incluent les taxes dans leurs résultats d’ouverture et que d’autres ne les incluent pas. La prudence est donc de mise dans l’interprétation des données recueillies.

La municipalité qui s’engage dans un tel exercice, le fait dans l’optique d’obtenir les autorisations budgétaires nécessaires ou l’approbation d’un règlement d’emprunt de son conseil. Dans ce contexte, il est recommandé de privilégier une démarche conservatrice, et de s’assurer de la disponibilité des fonds requis au moment où le résultat de l’appel d’offres sera connu.

Toutefois, une approche trop conservatrice peut avoir l’effet inverse, et rendre acceptable à ses yeux une proposition dont le prix est possiblement trop élevé. Cela pourrait ainsi faire en sorte que la municipalité débourse un montant supplémentaire, ce qu’une évaluation plus rigoureuse aurait empêché. Il ne faut par ailleurs jamais perdre de vue qu’une municipalité peut, dans son devis d’appel d’offres, prévoir une clause de réserve qui lui permettra, le cas échéant, de rejeter l’ensemble des soumissions. En effet, si elle jugeait que les prix proposés sont trop élevés, elle serait alors dans son droit de lancer un nouvel appel d’offres.

Lors de la rédaction de son devis, la municipalité devra se poser une série de questions concernant ses exigences, telles que :

    • Est-ce que nous désirons une garantie d’une ou de 5 années?
    • Est-ce que la livraison de la machinerie sur le site de la municipalité doit être incluse dans le prix soumissionné?
    • Est-ce que nous devrions prévoir une pénalité en cas de retard de livraison, et si c’est le cas, quel serait le montant associé à cette pénalité?
    • Est-ce que nous désirons un siège de haut confort pour le conducteur?
    • Est-ce que nous savons quelle puissance de moteur nous devrions exiger (350, 400, 500 HP, etc.)?
    • Est-ce que nous devrions demander que la peinture du véhicule soit aux couleurs de la municipalité ou alors accepter le standard du manufacturier?
    • Quelle est la durée de la formation à exiger du soumissionnaire et devrait-elle se donner dans les locaux de la municipalité?

Gardons toujours en tête que même si un élément est inclus au devis et que le prix soumis est forfaitaire, rien ne sera jamais gratuit aux yeux du fournisseur. Ce dernier prévoira dans son prix soumissionné un coût pour chacune des exigences de la municipalité.

Donc, plus on est gourmand, plus la facture sera salée!

Il est facile de tomber dans la surqualité requise dans le devis, et c’est un piège qui peut s’avérer très coûteux pour la municipalité. Au moment de décrire chacun des éléments exigés dans la soumission, la municipalité doit s’interroger sur la réelle nécessité d’acquérir le bien en question. Il s’avère également intéressant de solliciter de l’information auprès de professionnels connaissant bien le type d’équipement visé, ainsi que la nature des coûts additionnels générés en fonction des exigences identifiées.

Nous serons heureux de répondre à vos questions et de vous accompagner éventuellement dans votre démarche d’approvisionnement. N’hésitez donc pas à contacter le Service d’approvisionnement municipal (SAM).