Par Jean-François Rivard, p.g.c.a., MBA, coordonnateur à l’approvisionnement municipal, direction de l’ingénierie et infrastructures de la Fédération québécoise des municipalités (FQM)

Un élément primordial du processus d’acquisition d’un bien ou d’un service est sans conteste le soin qu’on apportera au départ à définir le besoin. Par conséquent, un des pièges à éviter est de confondre la solution, qui est en fait la réponse à un besoin, avec le besoin lui-même, qui représente un manque ou une nécessité à combler. Plus d’un s’y est déjà fait prendre, et a dû reconnaître après coup que la démarche avait malheureusement été mal amorcée.

Un processus d’acquisition rigoureux débute par l’analyse des besoins et débouche par la suite sur la détermination de la solution la plus adaptée pour y répondre. Cette étape peut s’avérer un exercice plus ou moins complexe selon les circonstances, mais influence le reste du processus, puisqu’elle jette les bases du bien ou du service visé, ainsi que sa description. Cela aura une incidence sur la rédaction subséquente des exigences recherchées, d’autant plus que les dispositions législatives à cet égard se sont resserrées ces dernières années.

À titre d’exemple, examinons une situation où une municipalité vient à la conclusion qu’elle doit acquérir une camionnette grand format à poids léger. De prime abord, vous penchez favorablement pour un modèle Ford F-150. La facilité nous amènerait à calquer les caractéristiques techniques de ce véhicule.

Il importe cependant d’être très prudent dans ce genre de contexte. En effet, cibler un produit équivaut à restreindre la compétition. Une telle situation peut amener des personnes qui se sentent lésées à porter plainte, notamment, auprès de l’Autorité des marchés publics (AMP).

De plus, ce faisant, vous ne suivez pas le principe général établi par les articles 573.1.0.14 de la Loi sur les cités et villes et 936.0.14 du Code municipal du Québec prévoyant que lorsqu’une municipalité exige certaines spécifications techniques, elle doit les décrire en termes de performance ou d’exigence fonctionnelle, plutôt qu’en énonçant des caractéristiques descriptives.

Afin d’énoncer les besoins en termes de spécifications, une municipalité pourrait circonscrire son besoin en répondant à des questions telles : quel est le poids maximal en kilogrammes de charge que le véhicule doit tirer? La puissance requise en chevaux moteurs et le couple (torque) recherché? A-t-on besoin d’une traction intégrale ou de quatre roues motrices? Combien d’adultes veut-on y asseoir de façon confortable? Transmission automatique ou manuelle? Niveau de consommation de carburant en litre au 100 km acceptable? Quelles sont les options désirées, notamment climatisation, téléphonie mains libres, régulateur de vitesse, caméra de recul?

Il s’ensuit que la municipalité ouvrira alors le marché, obtenant ainsi un véhicule répondant à ses besoins, et ce, au meilleur coût. Tous en ressortent gagnants, tant la municipalité que le contribuable, et c’est l’objectif!