Par Jean-François Rivard, p.g.c.a., MBA, coordonnateur à l’approvisionnement municipal, direction de l’ingénierie et infrastructures de la Fédération québécoise des municipalités (FQM)

Au cours de la dernière décennie, nous avons assisté à un resserrement des règles pour l’adjudication des contrats municipaux. Une des mesures qui a été mise en place fut d’octroyer tous les contrats de services professionnels sur la base d’une évaluation de la qualité. À cela s’ajoute un profond questionnement de la part de certaines municipalités sur la pertinence d’octroyer les contrats de construction et de services techniques sur la base du plus bas prix conforme. Il est vrai qu’un plus haut niveau de qualité des travaux peut amener des coûts supplémentaires pour ceux-ci, mais parfois les bénéfices à long terme excèdent largement ces coûts, et cela peut s’avérer un choix extrêmement rentable pour les municipalités et leurs contribuables.

Il va sans dire que dès qu’une municipalité lance un appel d’offres impliquant une évaluation de la qualité, elle devra tout d’abord prendre le temps de bien évaluer ses besoins. Une fois cette étape franchie, elle tiendra compte d’un minimum de quatre critères sur lesquels elle évaluera les soumissionnaires.

À qui revient le privilège de procéder à cette évaluation?

Un comité de sélection doit être formé à cet effet. Il comporte entre autres la nomination d’un secrétaire, dont le rôle est d’encadrer les activités du comité.

Dans cette chronique, nous nous attarderons au rôle du secrétaire de comité de sélection.

Cette personne est le guide du processus d’évaluation. Elle doit à la fois comprendre les besoins à combler et les critères d’évaluation afin de guider les membres du comité, ainsi que s’assurer que tous les angles ont été couverts lors des discussions menant à la note qui sera attribuée à la proposition d’un soumissionnaire.

Une bonne pratique consiste à consulter le secrétaire lors de la détermination des critères d’évaluation de l’appel d’offres. Cela facilitera sa compréhension des enjeux qui y sont reliés. Il pourra également émettre son opinion sur les critères choisis et la pondération qui s’y rattache, et faire profiter la municipalité de son expérience, ce qui pourra être bénéfique à celle-ci dans l’atteinte des objectifs de l’appel d’offres.

Le secrétaire de comité de sélection agit au nom de la municipalité qu’il représente.

Le traitement intègre et équitable des soumissionnaires est une valeur fondamentale pour l’octroi des contrats municipaux, et le secrétaire de comité de sélection exerce un rôle clé afin de la préserver.

En plus d’être responsable des travaux du comité de sélection, le secrétaire valide l’admissibilité et la conformité des soumissions. Il fournit aux membres du comité tous les documents qui leur seront nécessaires pour procéder à leur exercice individuel d’évaluation, qui se veut un préalable obligatoire à la rencontre du comité. S’il le juge nécessaire, en raison de la complexité de l’appel d’offres ou de l’inexpérience des membres avec le processus d’évaluation en comité de sélection, il peut convoquer une rencontre préliminaire afin de bien cerner avec les membres le processus d’évaluation et les enjeux qui s’y rattachent.

Durant le processus d’analyse, lorsque la situation le nécessite, il est le seul interlocuteur avec les soumissionnaires. Un principe essentiel visant à protéger la confidentialité sur l’identité des membres du comité, qui se veut un élément majeur de la nouvelle réglementation.

Le secrétaire doit s’assurer que tous les membres du comité pourront s’exprimer librement lors des discussions. Il doit également favoriser les échanges et la discussion visant à obtenir un consensus sur l’évaluation d’un critère de sélection pour une soumission. Si un membre du comité de sélection domine trop les discussions ou ne coopère pas avec les autres membres du comité, le secrétaire devra dans le respect le ramener à l’ordre, quitte à proposer une pause et prendre ce membre à l’écart pour obtenir sa pleine collaboration.

Le secrétaire de comité de sélection n’évalue pas les propositions et ne doit pas influencer la note qui sera attribuée à chacun des critères.

Vous aurez compris qu’il s’agit d’un exercice qui nécessite de la finesse. Le secrétaire du comité doit déployer à la fois du leadership, de la discrétion et de la diplomatie. Il doit faire preuve de rigueur et s’assurer que le processus d’évaluation se déroule de façon coordonnée et que la réglementation est respectée à la lettre.

De plus, pendant tout le processus d’analyse, il est le gardien des documents originaux, notamment les enveloppes de prix soumis lorsque l’adjudication d’un contrat est basée sur un système de pondération et d’évaluation de la qualité et du prix des soumissions. Il est responsable d’ouvrir les enveloppes en présence des membres du comité à la suite de l’analyse de la qualité.

Lors de l’évaluation, il applique la pondération requise aux notes attribuées, et procède par la suite au dévoilement des prix et au calcul du pointage final de chaque soumission en utilisant la formule publiée dans l’appel d’offres.

Une fois les travaux du comité complétés, il procède à la rédaction du rapport du comité de sélection et formule une recommandation au conseil municipal pour l’adjudication du contrat.

Pour donner suite à l’octroi du contrat par la municipalité, il aura la responsabilité de publier les résultats d’ouverture et d’évaluation des soumissions sur le système électronique d’appel d’offres (SEAO.) Il devra aussi fournir aux soumissionnaires les résultats qu’ils ont obtenus lors de l’évaluation. Si ceux-ci demandent plus de précisions au sujet du processus d’évaluation, il est la seule personne autorisée à communiquer avec eux. Au besoin, il consultera les membres du comité si les questions sont d’ordre technique.

Finalement, le secrétaire doit s’assurer de la conservation de tous les documents relatifs à l’appel d’offres, dont les dossiers de soumission reçus, les notes d’évaluation individuelle des membres du comité, les tableaux d’attribution des notes compilées lors de l’évaluation, ainsi que le rapport d’évaluation du comité.

Comme vous pouvez le constater à la lecture de cet article, la municipalité doit faire à un choix judicieux lorsqu’elle procède à la nomination d’un secrétaire de comité de sélection.

La Fédération québécoise des municipalités (FQM), pour qui la gestion contractuelle représente un axe important de la direction de l’ingénierie et infrastructures, pourra venir en aide aux municipalités dans la formation de leurs secrétaires de comité de sélection.