Par Jean-François Rivard, p.g.c.a., MBA, coordonnateur à l’approvisionnement municipal, direction de l’ingénierie et infrastructures de la Fédération québécoise des municipalités (FQM)

Parue dans Marché MUNICIPAL, Vol. 14 No 3, septembre 2019

Lorsque la municipalité décide qu’il est de mise de réaliser un projet d’infrastructures, cela enclenche une cascade d’étapes qui s’enchaîneront jusqu’à l’aboutissement de celui-ci. De la définition du besoin à l’exécution du contrat, en passant par la préparation des documents d’appels d’offres et l’adjudication au soumissionnaire retenu. On parle ici d’un processus qui s’étend sur plusieurs mois. Donc, il faut planifier si on veut être prêt à temps!

Y a-t-il des moments plus propices pour aller en appel d’offres?

Selon notre expérience, un appel d’offres lancé à l’hiver ou au début du printemps générera davantage de compétition que s’il est fait plus tard au printemps ou à l’été. Car les professionnels ou entrepreneurs n’auront pas encore rempli leur carnet de commandes pour la période annuelle où il leur est possible de réaliser les travaux. Ce qui risque de favoriser l’obtention d’un coût plus favorable pour vos projets d’infrastructures.

Dans cette optique, il faudra définir le besoin suffisamment tôt, pour que les relevés préliminaires, topographiques et l’inspection des infrastructures, nécessaires pour définir les spécifications techniques et amasser les informations requises à la préparation des plans et devis, puissent être effectués au plus tard à l’automne avant l’arrivée de la neige. N’hésitez pas à mandater vos professionnels dès le début de l’automne pour faciliter la préparation des plans et devis!

Les plans et devis

Par la suite, il faut prévoir quelques semaines ou même quelques mois selon la complexité du projet pour la conception et l’approbation des plans et devis. Un devis complet et bien réfléchi a une incidence positive sur le contrôle des coûts. Il nous permet à la fois d’optimiser les infrastructures mises en place et d’établir un bon estimé du coût des travaux à venir. De surcroit, il diminue le niveau de risques pour les soumissionnaires qui pourront ainsi se garder une moins grande contingence afin de couvrir les imprévus. Ce qui augmente la probabilité d’atteindre les objectifs budgétaires.

Une fois les plans et devis complétés, le processus de gestion contractuelle prend place. La rédaction des cahiers de charges administratives et techniques est une étape clé. Vous avez alors tout avantage à être accompagné par un professionnel qui maîtrise les règles et les stratégies d’appels d’offres. Il faut prévoir environ trois mois pour compléter les démarches.

L’analyse des soumissions

À l’ouverture des soumissions, nous devons valider leur conformité, nous assurer qu’elles rencontrent chacune des exigences requises dans l’appel d’offres, et qu’aucune condition ou un impair ne vient les invalider. Cette étape est critique et doit être réalisée avec rigueur. Nous devons nous assurer que la soumission retenue sera incontestable aux yeux du public.

Si le mode d’adjudication comporte une évaluation de la qualité, un comité de sélection devra être formé afin d’attribuer des notes sur l’ensemble des critères évalués pour chacune des soumissions qui auront été déclarées conformes. L’ensemble des étapes du processus est un travail de longue haleine qui exige d’être fait dans les règles de l’art!

Aussi, des programmes de subventions intéressants pour les travaux d’infrastructures des municipalités sont mis en vigueur. Il peut donc être très avantageux d’avoir les plans et devis d’un futur projet préparés sur nos tablettes, qui n’aura qu’à être légèrement peaufiné pour devenir éligible à toucher les fonds disponibles. Nous pourrons alors soumettre le dossier rapidement aux instances concernées. Et il est généralement avantageux d’être parmi les premiers demandeurs sur un tel programme pour accroître nos chances de se voir attribuer la subvention désirée.

Planifier peut s’avérer payant, voyez-y! La direction de l’ingénierie et infrastructures de la FQM se fera un plaisir de vous accompagner dans vos démarches.

Pour plus d’information, n’hésitez pas à communiquer avec M. Dominic Lachance, ingénieur et directeur de l’ingénierie et infrastructures au 418 651-3343, poste 220 ou à dlachance@fqm.ca.