Par Jean-François Rivard, p.g.c.a., MBA, coordonnateur à l’approvisionnement municipal, direction de l’ingénierie et infrastructures de la Fédération québécoise des municipalités (FQM)

Dans le cadre d’un projet d’appel d’offres en approvisionnement ou en services professionnels, il s’avère possible d’insérer un article visant à protéger la Municipalité en cas de retard de livraison d’un produit ou de l’exécution du service requis. Il est alors primordial de bien évaluer le risque encouru par la Municipalité pour bien mesurer la pertinence d’inclure un tel article et, le cas échéant, de définir la nature de la pénalité à imposer.

De plus, il faut avoir en tête que, de leur côté, les fournisseurs auxquels s’adressent nos appels d’offres évaluent à la fois le potentiel d’intérêt financier, leur capacité à répondre aux attentes et les différents risques inhérents à la transmission d’une soumission.

Un fournisseur estimant qu’un appel d’offres présente pour lui des risques élevés aura généralement tendance à augmenter son prix pour couvrir cet aléa. Et il pourra aussi tout simplement décider de ne pas soumissionner. C’est pourquoi insérer une pénalité élevée dans le devis peut potentiellement générer des effets pervers, soit de hausser les prix ou de restreindre la compétition sur le projet. Par conséquent, il s’avère fort judicieux de réfléchir à ces aspects susceptibles d’influer directement, à la fois sur le montant des soumissions et sur l’intérêt de répondre à l’appel d’offres!

Les facteurs à considérer

Quelques facteurs doivent être pris en compte quant à la pénalité exigée. Ainsi, on doit s’assurer d’être en mesure de respecter le délai de livraison normal des fournisseurs dans l’industrie visée. À titre d’exemple, si l’on désire acheter un camion-citerne pour combattre les incendies et que la livraison est fixée neuf mois plus tard, le risque pour les soumissionnaires potentiels sera élevé. En effet, actuellement les délais dans cette industrie varient entre 12 à 14 mois. Un autre facteur à évaluer par la Municipalité est le coût réel en cas de retard de livraison, coût qu’elle voudra couvrir avec cet article.

Un fournisseur qui constate que le délai de livraison mentionné est réaliste, et que la pénalité prescrite dans notre devis d’appel d’offres n’est pas abusive sera davantage enclin à présenter une soumission compétitive. Donc, dans la mesure où la Municipalité diffuse son appel d’offres tardivement, et si elle souhaite respecter les délais de livraison habituels des fournisseurs, elle aurait avantage à ne pas exiger de pénalité de retard au devis. Conséquemment, elle incitera les fournisseurs à soumissionner sur son projet, malgré le court laps de temps prévu pour la livraison.

Lorsque les fournisseurs voient un délai de livraison qu’ils jugent irréaliste, surtout si ce dernier est appuyé par un article de pénalité de retard de livraison, cela les incite souvent à s’adresser à la Municipalité pour repousser le délai de livraison à une date ultérieure, par l’entremise d’un addenda.

Bien connaître l’environnement dans lequel s’inscrit l’appel d’offres

Dans la planification de son appel d’offres, la Municipalité doit être soucieuse de se familiariser avec les paramètres de l’industrie à laquelle s’adresse son appel d’offres, afin d’opter pour les meilleures avenues dans la rédaction de son devis.

Elle doit aussi toujours garder à l’esprit de se protéger adéquatement eu égard au respect de la date de livraison demandée, et ce, sans rebuter les fournisseurs susceptibles de déposer une soumission compétitive. En fait, tout réside dans le bon dosage!