Par Jean-François Rivard, p.g.c.a., MBA, coordonnateur à l’approvisionnement municipal, direction de l’ingénierie et infrastructures de la Fédération québécoise des municipalités (FQM)

Votre municipalité envisage l’achat d’un nouvel équipement pour lequel vous devrez publier un appel d’offres? Plusieurs paramètres doivent être pris en considération dès le départ. Tout d’abord, la municipalité doit déterminer à quel moment elle aura besoin d’utiliser cet équipement. Il sera ensuite plus facile de planifier les différentes étapes menant à son acquisition en visant la date de livraison.

La rédaction de l’appel d’offres

La rédaction d’un devis complet et non orienté vers un produit ou un fournisseur spécifique constitue une nécessité pour la municipalité, et ce,  en vertu de l’article 573.1.0.14 de la Loi sur les cités et villes et 936.0.14 du Code municipal du Québec. Ceux-ci prévoient que les spécifications techniques reliées à un bien soient décrites en termes de performance ou d’exigence fonctionnelle plutôt qu’en termes de caractéristiques descriptives.

Un tel devis permet aussi d’ouvrir le marché à un plus grand bassin de fournisseurs, ce qui est évidemment avantageux pour la municipalité. Cela peut faire en sorte d’acquérir l’équipement désiré à un prix compétitif.

Dans ce contexte, il faut prévoir quelques semaines pour peaufiner votre devis et être prêt à lancer l’appel d’offres.

L’importance de connaître les délais de livraison

La planification doit aussi tenir compte du délai normal de livraison qui prévaut dans l’industrie concernée. À titre d’exemple, récemment le délai de livraison pour l’obtention d’un camion d’incendie était estimé entre 12 et 14 mois. Un calendrier mal planifié peut par conséquent générer un impact majeur sur le fonctionnement et l’efficacité du service visé.

Dans certaines autres industries, comme les camions de déneigement, les délais avoisinent souvent les 6 mois. Et comme la grande majorité des municipalités ont besoin de leur nouveau camion en prévision de l’hiver, nombreuses sont celles qui publient leurs appels d’offres au printemps ou au début de l’été. Cela implique que les fournisseurs d’équipement, qui dans cette industrie assemblent les camions et les équipements de déneigement sur mesure pour leurs clients, se retrouvent dans la période de l’automne à être surchargés dans leur calendrier de production. Ceci a pour effet de prolonger les délais de livraison.

Bien déterminer le moment de l’appel d’offres

Certains manufacturiers vont même refuser de soumissionner durant la période estivale. Cette situation peut survenir si leur carnet de commandes est complet ou dans d’autres cas, ce qui n’est guère mieux, vont proposer un prix plus élevé pour des heures supplémentaires requises à leur usine.

Dans un tel cas, une bonne pratique serait de planifier vos démarches pour lancer l’appel d’offres à l’automne précédent ou au début de l’hiver qui suit. De cette façon, vous vous assurez de recevoir votre camion de déneigement à temps pour l’utilisation anticipée. Les fournisseurs devraient majoritairement accepter de soumissionner sur un délai de livraison de 6 mois, sans que vous ne deviez, à leur demande, publier un addenda pour prolonger celui-ci.

La planification de vos acquisitions devrait s’arrimer autant avec votre processus budgétaire annuel qu’avec celui de la gestion de vos actifs. Une planification bien orchestrée deviendra un facteur de succès non négligeable pour la municipalité.