Organiser des événements sportifs, culturels et autres est le moyen privilégié par de nombreuses administrations pour promouvoir les attraits de leur municipalité et le dynamisme qui y règne. Compte tenu de la grande diversité d’activités et de personnes impliquées au même moment, organiser un événement sécuritaire à tous points de vue exige une minutieuse planification et l’obtention de la collaboration de nombreux intervenants afin d’éviter de voir sa responsabilité civile engagée ou de voir ses biens endommagés.

Anticiper et inventorier les risques

Cette étape cruciale doit être franchie dès que l’ébauche de votre programmation est complétée. L’élaboration d’une liste exhaustive de tous les risques possibles, allant d’une blessure corporelle au vol d’un appareil en passant par un caprice de Dame nature, est essentielle pour prévenir les situations problématiques et assurer la sécurité des personnes.

Concrètement, votre plan d’urgence doit déterminer pour chacun des risques anticipés, leurs niveaux de probabilité et de gravité, ainsi que les actions à mettre en œuvre pour les prévenir. Une fois cela fait, la planification des chaînes de responsabilités et de communications, de même que des ressources nécessaires au bon déroulement de votre événement, sera facilitée.

Planifier et déléguer

Également, lors de cette phase, une gestion contractuelle rigoureuse est de mise. En effet, vous n’aurez pas le temps de tout recommencer si plusieurs de vos collaborateurs modifient les termes de leur implication à l’approche de l’échéance. Il s’agit d’un type d’impondérable dont vous devez vous méfier dans les cas d’implications bénévoles ou d’échanges de services informels; des situations dans lesquelles les parties se sentent parfois moins liées par leur engagement.

S’adapter et s’informer

Portez une attention particulière à l’aménagement du site et aux installations temporaires avec lesquelles vous êtes généralement moins familiers. En effet, les chapiteaux, le matériel scénique et les autres équipements à utilisation temporaire sont une source additionnelle de risque et devraient être montés par des professionnels. En l’occurrence, veillez à ce que les contrats de location prévoient leurs installations.

Selon vos activités programmées et l’affluence anticipée, adaptez votre plan de site aux besoins réels de votre événement. Surtout, informez-vous des exigences réglementaires entourant vos activités et infrastructures : ces exigences viennent notamment du Code de sécurité (gaz, électricité) qui découle de la Loi sur le bâtiment, mais aussi d’autres réglementations entourant la distribution alimentaire, la consommation d’alcool, etc. Planifiez aussi vos besoins en services de sécurité et de premiers soins.

Durant un événement, il y a toujours des surprises, même pour l’organisation! Toutefois, si une situation comparable a été envisagée au départ et que des procédures ont été élaborées et communiquées à toute votre équipe, il sera plus facile d’y faire face le moment venu.

Un événement organisé à la dernière minute comporte des risques accrus

Tous les professionnels de l’industrie événementielle le confirmeront, la phase de préproduction est garante de la qualité d’un événement. Consacrez-y au moins autant d’énergie et de ressources que celles dédiées à la livraison de l’événement lui-même. Finalement, pour que votre événement ne laisse aucun mauvais souvenir, veillez à en planifier les moindres détails et gardez-vous une marge de manœuvre suffisante en cas d’imprévus. Dès l’élaboration du projet, faites appel à votre courtier d’assurance afin de vérifier si certains aspects de celui-ci pourraient mettre en jeu vos garanties d’assurance. Advenant que votre événement ne soit pas couvert par votre police, vous aurez plus de latitude pour revoir votre programmation ou dénicher un assureur spécialisé. Pour de plus amples renseignements, les membres sociétaires de La Mutuelle des municipalités du Québec peuvent contacter son service de la gestion des risques.

Peggy Powers
Conseillère en gestion des risques
Sports et loisirs