Par Jean-François Rivard, p.g.c.a., MBA, coordonnateur à l’approvisionnement municipal, direction de l’ingénierie et infrastructures de la Fédération québécoise des municipalités (FQM)

Même si elle a été introduite il y a plusieurs années, cette mesure prévue à l’article 573, alinéa 2.0.1 de la Loi sur les cités et villes et à l’article 935, alinéa 2.0.1 du Code municipal du Québec est encore méconnue et sous-utilisée par plusieurs municipalités québécoises.

Pourtant, il s’agit d’un outil qui permet à la municipalité d’améliorer son processus de sélection des contractants en lui offrant la possibilité d’écarter un entrepreneur ou un fournisseur qui ne rencontre pas la performance attendue lors de la prestation d’un contrat avec elle.

En juin 2013, le ministère des Affaires municipales, des Régions et de l’Occupation du territoire (MAMROT), maintenant le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation (MAMH), a publié un guide pour procéder à l’évaluation des contractants à l’intention des organismes municipaux.

La municipalité peut s’inspirer de ce guide et choisir d’instaurer un processus formel pour l’évaluation de chacun des entrepreneurs et fournisseurs, ce qui est louable et qui demande également beaucoup d’efforts et de discipline de la part des personnes responsables des contrats. De tels outils permettent non seulement d’évaluer nos contractants, mais aussi de documenter leur performance. Dans la mesure où la municipalité se donne les moyens d’établir un tel processus et de le maintenir, celui-ci demeure la façon la plus efficace de procéder. Cela dit, la municipalité peut choisir de réagir au cas par cas en traitant seulement les situations de performance déficiente sans procéder à une évaluation formelle systématique.

Pour ce faire, elle devrait assurer un suivi rigoureux de l’exécution de ses contrats. Lorsqu’un problème se présente avec l’entrepreneur ou le fournisseur, une bonne pratique consiste à correspondre par écrit avec ce dernier, en décrivant spécifiquement la situation qui est inacceptable pour la municipalité et en exigeant qu’il lui revienne également par écrit, avec un plan d’action incluant les mesures qu’il compte appliquer afin de redresser la situation.

À la base, l’objectif devrait être de corriger, dès qu’elle se présente, la situation qui amène l’insatisfaction avec l’entrepreneur ou le fournisseur. Un autre objectif à viser serait la mise en place par celui-ci de processus de contrôle qui permettront une saine exécution du contrat et la rencontre de la performance attendue.

Dans tous les cas, une pratique à éviter est de surprendre l’entreprise fautive par l’envoi d’un rapport d’évaluation de rendement insatisfaisant. Il est de mise de lui donner de la rétroaction ponctuelle avec une description précise du problème rencontré. Si une telle rétroaction est mise en place, non seulement nous accentuons la probabilité de régler le problème à la base, mais aussi nous informons l’entrepreneur ou le fournisseur de l’existence du problème.

En gardant la trace de la correspondance sur une problématique, nous accumulons les informations qui permettent de documenter notre dossier menant à l’émission du rapport d’évaluation de rendement insatisfaisant.

L’émission d’un tel rapport est une démarche des plus sérieuses, qui a des implications majeures pour l’entrepreneur ou le fournisseur qui le reçoit et pour notre conseil municipal qui doit l’approuver. La municipalité doit, dans sa démarche, protéger la notion de respect de l’intégrité, de l’équité, de l’égalité, de l’éthique et de la transparence sur les contrats qu’elle octroie et sur ses pratiques en gestion contractuelle, qui inclut notamment l’évaluation de rendement. L’entreprise visée peut se voir interdire l’accès aux contrats de la municipalité pour une période de deux ans. Ce qui peut lui causer un grave préjudice.

Quelles sont les raisons pour lesquelles une municipalité pourrait produire un rapport d’évaluation de rendement insatisfaisant? Le guide émis par le MAMROT en 2013 liste celles-ci :

  • omission de donner suite à une obligation de la soumission ou du contrat;
  • non-respect des conditions de livraison;
  • non-conformité du bien;
  • non-respect des délais de livraison ou des échéanciers;
  • documentation fournie inadéquate;
  • non-respect de la langue officielle;
  • mauvaise communication ou collaboration;
  • qualité insuffisante des ressources;
  • qualité insatisfaisante des services rendus;
  • non-respect de la quantité exigée;
  • non-respect des diverses spécifications requises par les municipalités et les organismes municipaux dans leurs appels d’offres;
  • non-respect des obligations financières.

La Loi prévoit que si une municipalité décide de produire un rapport d’évaluation de rendement insatisfaisant, elle doit en transmettre une copie à l’entrepreneur ou au fournisseur, et ce, au plus tard le soixantième jour suivant la fin du contrat qui en fait l’objet.

Une bonne pratique suggère que la municipalité crée un formulaire pour l’évaluation de rendement qui tiendra compte de toutes les étapes du processus, soit : l’émission du rapport, les raisons invoquées et leur justificatif, la confirmation de la réception du rapport par l’entrepreneur ou le fournisseur, la réponse reçue de celui-ci dans le délai minimum de 30 jours à accorder pour revenir sur le rapport et la décision finale du conseil municipal de confirmer ou de renverser celui-ci.

Un point important à comprendre quant à ce que la Loi prévoit à cet article consiste au fait qu’une demande de soumissions publique puisse prévoir que la municipalité se réserve la possibilité de refuser toute soumission d’un entrepreneur ou d’un fournisseur qui, au cours des deux années précédant la date d’ouverture des soumissions, a fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant.

De plus, elle peut, même si elle a produit un tel rapport à un entrepreneur ou un fournisseur et que la période de 24 mois suivant l’émission n’est pas terminée, choisir d’accepter une soumission de cette entreprise sur un appel d’offres, si elle le juge approprié, en raison, par exemple, du manque de compétition sur le marché visé par l’appel d’offres ou, tout simplement, parce que l’entreprise en question est la seule qui peut exécuter le contrat dans les spécifications et les délais décrits dans celui-ci.

Le questionnement avec lequel la municipalité doit jongler, lorsqu’elle réfléchit à la possibilité de produire un rapport d’évaluation de rendement insatisfaisant, ne devrait pas être simplement en fonction du risque de ne pas avoir de soumissionnaire compétitif sur les appels d’offres des 24 prochains mois dans ce marché. Il devrait aussi prendre en considération le message que cela envoie à l’entrepreneur ou au fournisseur sur l’importance que celui-ci respecte les termes sur lesquels il s’est engagé auprès de la municipalité par la signature du contrat.

Il faut toujours garder à l’esprit qu’un appel d’offres avec système de pondération et d’évaluation permet d’évaluer une soumission, mais pas d’évaluer l’expérience passée avec le soumissionnaire. Donc, même si une municipalité a connu dans le passé une expérience négative lors d’un contrat avec une entreprise, elle ne peut écarter la soumission de cette entreprise sur cette simple base.

L’évaluation de rendement insatisfaisant est un outil à la disposition de la municipalité qui lui permet de mieux se protéger dans les deux années à venir, face à un fournisseur qui présente un risque de non-performance. Celle-ci aurait donc tout avantage à savoir comment en faire une saine utilisation.