Par Me Patrick Beauchemin, Morency, Société d’avocats et Me Matthieu Tourangeau, Morency, Société d’avocats

Le 22 janvier dernier, les auteurs vous entretenaient sur l’importance pour une municipalité de bien se préparer à l’octroi de différents contrats et rappelaient quelques bonnes pratiques préalables au processus d’appel d’offres.

Le présent texte vise maintenant à présenter quelques bonnes pratiques en cours de chantier alors que la municipalité agit comme donneur d’ouvrage :

– Bien que la municipalité puisse avoir mandaté une firme pour la gestion du projet et la surveillance des travaux, il est important d’être informé en tout temps du déroulement du chantier. Généralement, un représentant de la municipalité devrait être en copie conforme de toutes les correspondances.

Par ailleurs, une présence de la municipalité à la réunion de démarrage et aux réunions de chantier permet d’être informé de l’avancement des travaux et des problématiques du chantier. Nous recommandons de prendre connaissance des comptes rendus de ces réunions afin de s’assurer qu’ils représentent fidèlement les discussions et que tous les éléments discutés y apparaissent. N’hésitez pas à demander d’y apporter des modifications ou d’y ajouter des précisions. Devant un tribunal, ce qui est écrit dans ces rapports est une « photo » du déroulement du chantier et il sera difficile de contredire ce qui est écrit, par la suite.

– Avant d’effectuer un paiement, assurez-vous d’obtenir les quittances des sous-traitants. Pour vous éviter de devoir faire ce suivi, qui peut selon l’ampleur du chantier être assez lourd, vous pourriez le préciser spécifiquement dans le mandat de services professionnels pour la gestion du projet.

Nous recommandons également de comparer les demandes de paiement avec l’échéancier des travaux. Si vous constatez un retard dans l’échéancier, informez rapidement l’entrepreneur de vos inquiétudes. Il est préférable de gérer les retards en cours de chantier et de trouver une solution pour finaliser le chantier selon l’échéancier prévu.

– Lors d’une demande de modifications des travaux, il est important d’obtenir le plus d’information possible pour comprendre les raisons qui justifient ces changements (erreur ou oubli lors de la conception, imprévu de chantier, etc.). Les travaux supplémentaires devraient être autorisés par la municipalité avant d’être exécutés.

– En cas de manquements de l’entrepreneur, assurez-vous, lorsque requis, d’informer la caution et de respecter la procédure d’intervention de la caution prévue au devis et au formulaire de cautionnement.

La finalisation du chantier nécessite tout autant une attention particulière par les représentants de la municipalité et nous recommandons :

– Que lorsque des déficiences ou travaux non exécutés sont notés par les professionnels, vous vous assuriez d’en comprendre la nature et d’obtenir un échéancier pour la réalisation des travaux correctifs. Si nécessaire, vous pouvez appliquer une retenue correspondante à la valeur des travaux[1] à refaire ou à corriger.

– Qu’avant d’effectuer le paiement final et de libérer la retenue contractuelle, vous vous assuriez de respecter les clauses de paiement et d’obtenir, conformément au devis, les documents contractuels exigés (par exemple, les plans « tels que construits », les quittances des sous-traitants, les certificats de la CNESST[2] et de la CCQ[3], les garanties, etc.).

En conclusion, rappelons que l’objectif derrière ces bonnes pratiques est d’éviter ou de limiter un litige avec l’entrepreneur ou les autres intervenants et, en cas de réclamation de l’entrepreneur, de posséder l’information et avoir une bonne connaissance du chantier. N’hésitez pas à demander des conseils juridiques auprès de vos conseillers juridiques lors de la rédaction des documents d’appel d’offres ou même en cours de chantier, cela pourrait permettre d’éviter un litige à la fin de celui-ci, ou encore d’y faire face de la bonne manière.

[1] L’article 2111 C.c.Q permet une telle retenue.
[2] Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST).
[3] Commission de la construction du Québec (CCQ).