Par Jean-François Rivard, p.g.c.a., MBA, coordonnateur à l’approvisionnement municipal, direction de l’ingénierie et infrastructures de la Fédération québécoise des municipalités (FQM)

Lorsqu’une municipalité lance un appel d’offres pour un contrat qui sera octroyé à la suite d’une évaluation de la qualité, elle formera un comité de sélection qui aura la tâche d’attribuer un pointage à chacune des soumissions reçues.

Dès qu’il accepte d’en faire partie, le membre du comité de sélection devra planifier suffisamment de temps pour prendre connaissance de toutes les soumissions conformes qui lui seront remises. Pour ce faire, il devra connaître la date d’ouverture publique des soumissions reliées à l’appel d’offres, mais aussi prendre en considération que le nombre de soumissions reçues est difficile à prévoir et que nous n’en connaîtrons le volume véritable qu’une fois l’ouverture effectuée.

Le secrétaire du comité l’aura probablement déjà contacté afin de vérifier sa disponibilité, et convoqué à une séance du comité de sélection qui aura lieu dans les semaines qui suivent immédiatement l’ouverture des soumissions. Ce rendez-vous lui indiquera le temps dont il dispose pour procéder à son évaluation individuelle des propositions.

De façon autonome ou lors d’une rencontre préliminaire appelée par le secrétaire du comité, le membre prendra connaissance de la documentation qui est mise à sa disposition. Il y retrouvera les documents d’appel d’offres, incluant les addendas, toutes les soumissions admissibles et conformes, ainsi que tout autre document que le responsable de l’appel d’offres pour la municipalité jugera approprié.

Au sein de certaines municipalités, la direction des affaires juridiques aura émis des directives sur l’inadmissibilité ou la non-conformité des soumissions. Ces directives seront mises à la disposition des membres du comité de sélection afin qu’ils puissent s’y référer.

Habituellement, il incombe au secrétaire de valider l’admissibilité et la conformité des soumissions avant de les transmettre au membre du comité pour l’évaluation; ce qui n’enlève rien à la responsabilité des membres du comité de s’assurer de la conformité des soumissions qu’ils évaluent. Dans certains cas, l’expertise technique du membre lui permettra de déceler des non-conformités qui peuvent être difficilement perceptibles pour le secrétaire.

Dans les faits, le membre du comité doit, au meilleur de ses connaissances, valider l’information qui est transmise à l’intérieur de chacune des soumissions. S’il a une raison de croire que celles-ci comportent des inexactitudes ou auraient été embellies, il devra le souligner au comité et à son secrétaire. Ce dernier pourra au besoin obtenir des éclaircissements de la part du soumissionnaire.

Il est primordial que la note accordée à la soumission lors de l’évaluation de la qualité reflète sa valeur réelle. Dans certains cas, des points accordés à la hausse sur un critère peuvent faire la différence sur le fait que la soumission atteindra la note minimale de 70 % qui permettra à la municipalité d’ouvrir son enveloppe de prix. On peut alors se retrouver avec un soumissionnaire qui aurait dû être disqualifié du processus, mais qui devient l’adjudicataire.

Cela peut amener un soumissionnaire qui s’estime lésé à porter plainte à l’Autorité des marchés publics ou à poursuivre la municipalité. En 2006, la Ville de Saguenay l’a appris à ses dépens quand la firme BTF a logé une poursuite conjointe envers la Ville et la firme L’immobilière à la suite d’un appel d’offres pour la fourniture de services professionnels en évaluation foncière 2004-2009, remporté par L’immobilière. BTF avait soutenu que la soumission de L’immobilière contenait des inexactitudes sur certains éléments, et que cela avait permis à celle-ci de se qualifier de justesse à l’ouverture de son enveloppe de prix en obtenant une note légèrement au-dessus du seuil de passage de 70 %.

La Cour avait conclu que le comité de sélection avait manqué de rigueur dans l’évaluation de certains critères, n’appliquant pas l’échelle de pointage contenue dans l’appel d’offres, et que la soumission de L’immobilière contenait de fausses déclarations. Cette conclusion l’avait conduit à annuler le résultat de l’appel d’offres et à ordonner à la Ville et à L’immobilière de payer une lourde somme en dommages et intérêts à BTF.

Appelée à intervenir dans cette cause, la Cour d’appel avait soulevé le fait que la Ville n’avait pas fait preuve de la rigueur adéquate dans la sélection des membres de son comité, car aucun ne détenait des connaissances en matière d’évaluation foncière. De plus, le choix de l’échelle d’attribution des pointages sur les différents critères comportait des incohérences qui pouvaient être conflictuelles avec l’atteinte de la note minimale de 70 %.

D’après la Cour d’appel, ces défaillances dans le processus de pondération des critères et de l’évaluation des soumissions de l’appel d’offres mis en place par la Ville justifiaient de remettre en question la fiabilité du résultat obtenu et, le cas échéant, la décision de la Cour en faveur de BTF qui a suivi.

Cette décision soulève l’importance de nommer des membres compétents à siéger sur le comité de sélection et de la rigueur, qui est exigée autant dans la mise en place de l’échelle d’attribution des pointages avant la publication de l’appel d’offres, que dans l’exercice qui mène à la détermination des pointages de chacune des soumissions reçues.

De plus, on s’attend à ce que le membre arrive bien préparé à la séance du comité, qu’il évalue avec rigueur chacune des soumissions et qu’il prenne des notes précises sur les forces et faiblesses identifiées dans les documents présentés, et ce, sur chacun des critères où une note sera attribuée.

Le membre, avec ses notes en appui, sera appelé à dévoiler le pointage accordé à une soumission sur un critère donné et à expliquer plus en profondeur les arguments qui l’ont amené à accorder cette note.

S’il est un expert technique sur l’objet de l’appel d’offres, il a le devoir de s’exprimer selon son expertise et de s’assurer que les points importants ont été couverts lors des discussions. Ses interventions pourront apporter des éclaircissements à l’ensemble du comité et ajouter de la profondeur à l’argumentation qui servira à déterminer le pointage sur certains critères d’une soumission. Son statut d’expert ne lui confère toutefois pas un poids plus grand dans les discussions. On s’attend à ce qu’il écoute attentivement les arguments des deux autres membres du comité, et qu’il soit prêt à participer à une discussion ouverte et constructive qui amènera à un consensus sur le pointage attribué.

À la fin, si les trois membres du comité sont arrivés bien préparés, ont participé de manière active aux discussions, sont demeurés fidèles à leur conviction tout en démontrant un esprit collaboratif dans l’exercice menant à un consensus et ont appliqué avec rigueur l’échelle de pondération publiée dans les documents d’appel d’offres, le résultat de l’évaluation sera crédible et pourra difficilement être mis en doute par les soumissionnaires qui ne se seront pas vu octroyer le contrat.

Comme quoi une sélection adéquate des membres du comité et la rigueur accordée par ces derniers aux travaux du comité seront gage de succès pour la municipalité dans son processus d’adjudication de contrats.