Par Jean-François Rivard, p.g.c.a., MBA, coordonnateur à l’approvisionnement municipal, direction de l’ingénierie et infrastructures de la Fédération québécoise des municipalités (FQM)

Lorsqu’elles effectuent des achats pour des biens et services, une grande majorité des municipalités disposent d’un faible pouvoir d’acquisition auprès des fournisseurs.

Les détaillants auront majoritairement tendance à offrir des conditions avantageuses à leurs clients, lorsque leur volume de biens ou services recherchés est important. C’est la loi de l’offre et la demande. Aussi, fait non négligeable, plus le volume offert est élevé, plus grand sera le nombre de soumissionnaires potentiels qui s’y intéresseront.

Quels sont les moyens à la disposition d’une municipalité pour qu’elle se montre attrayante auprès des fournisseurs?

L’un des outils à sa portée est incontestablement l’achat regroupé!

La Fédération québécoise des municipalités (FQM) représente 1 000 municipalités et MRC qui s’approvisionnent pour le même type de biens et services. Ainsi, on a qu’à penser aux responsabilités municipales relatives au déneigement, aux infrastructures, à la collecte des ordures pour constater l’étendue des éventuels appels d’offres.

À l’occasion, certaines municipalités d’une même MRC choisissent de se regrouper pour combler un besoin commun. À titre d’exemple, la MRC de l’Érable a dernièrement lancé un appel d’offres pour le service de collecte, de transport et de traitement des plastiques agricoles pour les municipalités de Lyster, de Laurierville, d’Inverness, de Sainte-Sophie-d’Halifax, de Saint-Pierre-Baptiste et de Villeroy.

Les avantages de l’achat regroupé

Les facteurs principaux qui amènent les fournisseurs à réduire leur prix sont la standardisation des besoins et le volume d’achats. Nous pourrions ajouter à ces derniers la synergie sur le plan de la localisation des clients, car cela diminue les frais de transport du fournisseur qui pourra lui-même, à son tour, en faire bénéficier ses clients.

Un autre attrait important pour le fournisseur lors d’un appel d’offres regroupé repose sur le fait non négligeable qu’il n’aura par la suite qu’un seul contrat à gérer pour l’ensemble des municipalités participantes.

Pour la municipalité qui participe au regroupement, cela apporte une autre retombée significative. En effet, pour procéder à son acquisition, elle n’aura pas à préparer le devis d’appel d’offres, à gérer le processus de soumission et à traiter les propositions reçues, puisque ces tâches seront accomplies par le responsable du regroupement. Il s’agit là d’un gain de temps qui peut s’avérer intéressant, si on tient en plus compte des ressources humaines que ces démarches mobilisent.

La municipalité devra se commettre sur son volume d’achats

Enfin, si elle souhaite participer à un appel d’offres regroupé, la municipalité doit adopter une résolution en ce sens, et indiquer clairement quel est le volume d’achats qu’elle envisage de faire au cours de la période du contrat qu’elle accordera.

À titre d’exemple, si la municipalité indique qu’elle achètera 100 unités d’un produit au cours des deux prochaines années, elle est tenue de commander une quantité se rapprochant de celle-ci, afin de respecter l’entente conclue dans l’appel d’offres.

Le Service d’approvisionnement municipal (SAM) de la FQM demeure à votre disposition pour répondre à vos questions et recueillir vos suggestions. N’hésitez pas à communiquer avec nous au 1 866 951-3343, poste 1415.