morencysocavocatsDepuis la fin de 2011, le Code municipal du Québec (ci-après : « CM ») et la Loi sur les cités et villes (ci-après : « LCV ») ont été modifiés afin d’ajouter des règles complémentaires aux règles d’adjudication des contrats actuelles pour permettre aux municipalités de négocier certains contrats. Ces règles étant relativement méconnues dans le monde municipal, et avec la présentation du projet de loi 122 prévoyant étendre cette possibilité, il est d’intérêt d’en parler à nouveau.

Tout d’abord, rappelons que ces lois municipales[1] prévoient la possibilité pour une municipalité d’utiliser un système facultatif de pondération et d’évaluation des soumissions pour conclure un contrat. Il s’agit d’un moyen additionnel qui s’ajoute aux autres règles ordinaires d’octroi de contrat (principe du plus bas soumissionnaire).

Le conseil municipal peut donc utiliser ce système de pondération et d’évaluation des offres en vertu duquel chaque soumission obtient un nombre de points basé, outre le prix, sur d’autres critères qui doivent être directement reliés au marché (qualité ou quantité des biens, modalités de livraison, services d’entretien, expérience, etc.).

Le contenu des documents d’appels d’offres, peu importe qu’il s’agisse d’un appel d’offres public ou sur invitation, doit mentionner toutes les exigences et critères qui seront utilisés pour évaluer les offres, de même que les méthodes de pondération et d’évaluation fondées sur ces critères. Puisque les critères d’évaluation, leur nombre et le processus d’évaluation des offres ne sont pas encadrés par la loi, les municipalités ont une grande latitude pour les établir.

Ce système n’aura donc qu’une seule enveloppe et le contrat sera alors octroyé à la soumission ayant obtenu le meilleur pointage.

Lorsque le conseil décide d’utiliser ce système facultatif, il pourra prévoir une discussion avec le soumissionnaire et une négociation avec le soumissionnaire retenu[2]. Plus particulièrement, l’ouverture des soumissions sera suivie de discussions, individuellement avec chacun des soumissionnaires, destinées à préciser le projet sur le plan technique ou financier et à permettre à ceux-ci de soumettre une soumission finale afin de tenir compte du résultat des discussions.

Sous réserve de l’entrée en vigueur du projet de loi 122, déposé le 6 décembre 2016, qui est toujours à l’étude, pour le moment, les contrats donnant ouverture à une discussion sont ceux qui confient à une personne :

  • l’exploitation d’un parc, d’un équipement ou d’un lieu destiné à la pratique d’activités culturelles, récréatives ou communautaires;
  • d’un centre de congrès ou d’un centre de foires.

Dans la version déposée du projet de loi 122, la possibilité de discuter avec les soumissionnaires s’étendrait toutefois à tout type de contrats pourvu que l’appel d’offres en fait mention et que celui-ci soit formulé selon le système de pondération et d’évaluation des offres.

Un conseil municipal qui souhaite discuter avec les soumissionnaires devra s’assurer de respecter les exigences prévues dans la loi.

Notamment, la demande de soumissions devra prévoir :

  • les règles applicables pour trancher toute égalité;
  • les modalités de la tenue des discussions à avoir;
  • les dispositions permettant à la Municipalité de s’assurer en tout temps du respect des règles qui lui sont applicables.

Précisons, au surplus, que le conseil doit former un comité de sélection d’au moins 3 membres qui aura la tâche d’évaluer individuellement les soumissions finales et leur attribuer, eut égard à chaque critère mentionné dans les documents d’appels d’offres, un nombre de points.

Les discussions devront être sous la responsabilité d’une personne identifiée dans la demande de soumissions. Ce responsable devra aussi rédiger un rapport attestant notamment que toutes discussions et toutes négociations ont été faites dans le respect des dispositions applicables ainsi que dans le respect du principe d’égalité de traitement des soumissionnaires.

Suite aux discussions avec chaque soumissionnaire, il sera possible de négocier toute disposition requise pour arriver à la conclusion du contrat avec le soumissionnaire qui a obtenu le meilleur pointage, à la condition que les éléments fondamentaux de l’appel d’offres soient préservés.

Enfin, notons que ce système facultatif est beaucoup plus souple que le système actuellement obligatoire de pondération et d’évaluation des offres prévu dans le cadre de l’adjudication d’un contrat relatif à la fourniture de services professionnels[3].  Il faut préciser que le projet de loi 122 contient également des dispositions touchant ce type de contrat.

Le présent texte n’est qu’un bref survol des exigences mentionnées à la loi. Nous vous recommandons de consulter vos aviseurs légaux avant d’entreprendre un tel processus de négociation.

Je vous invite donc à rester à l’affût de l’adoption de ce projet de loi, avec ou sans modification, pour connaître les nouvelles possibilités qui s’offriront aux municipalités de même que leurs nouvelles obligations.

[1]     Articles 936.0.1 CM et 573.1.0.1 LCV.
[2]     Article 936.0.5 et ss. CM et 573.1.0.5 et ss. LCV.
[3]     Articles 936.0.1.1 CM et 573.1.0.1.1 LCV.

Patrick_Beauchemin

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