Par Jean-François Rivard, p.g.c.a., MBA, coordonnateur à l’approvisionnement municipal, direction de l’ingénierie et infrastructures de la Fédération québécoise des municipalités (FQM)

Bien souvent, lorsque la loi prévoit qu’une municipalité procède à un appel d’offres avec évaluation de la qualité, celle-ci aura le réflexe d’utiliser le mode d’adjudication à deux enveloppes.

Dans un tel cas, la municipalité procède tout d’abord à l’évaluation des soumissions, et ce, avec un minimum de quatre critères d’évaluation qui auront été bien décrits dans le devis, et sur lesquels la municipalité aura clairement exprimé ses exigences minimales.

Une fois cette étape complétée, elle procède à l’ouverture des enveloppes contenant le prix pour les soumissionnaires dont le pointage intérimaire a obtenu la note minimale de passage de 70 points.

Un calcul est fait de la façon suivante : (pointage intérimaire + facteur de 0 à 50 points) x 10 000/prix. Plus le facteur se rapproche de 50 points, plus l’accent sur la qualité est important en relation avec le prix.

Ce calcul nous amène au pointage final, et le soumissionnaire qui obtient le pointage le plus élevé remporte l’appel d’offres.

Ce que nous constatons avec cette formule, c’est qu’elle peut permettre à une offre performante en qualité de l’emporter sur une soumission dont le prix est plus bas, si l’écart de prix n’est pas très prononcé.

En effet, une soumission dont le pointage intérimaire obtient la note de passage, et dont le prix est beaucoup plus bas que la celui de la compétition, possède de fortes chances de remporter l’appel d’offres.

Un tel scénario amène la municipalité à payer un bas prix pour un produit ou un service qui répond à ses exigences. Ce qui généralement s’avère profitable pour elle.

Par conséquent, la municipalité qui vise à s’assurer que le produit ou le service obtenu soit conforme à ses attentes ne doit pas faire de compromis en ce qui a trait à ses exigences minimales.

Les options pour moduler la pondération

Dans certains projets d’approvisionnements où les enjeux l’exigent, la municipalité peut souhaiter obtenir un haut niveau de qualité et accorder un peu moins d’importance au prix.

Pour se faire, quelques options s’offrent à elle. La municipalité a le loisir de choisir un mode d’adjudication à deux enveloppes et hausser le niveau de qualité exigé pour obtenir la note de passage. Cette façon de faire assurera qu’une soumission conforme présentera un haut niveau de qualité, mais possiblement à fort prix.

Une autre option serait d’utiliser la grille de pondération incluant le prix et d’accorder une importance relative plus basse au prix, en relation avec les autres critères d’évaluation prévus au devis. La municipalité doit prévoir, outre le prix, un nombre minimum de quatre critères.

À titre d’exemple, si le nombre de points attribués au prix est d’un maximum de 20 points, cela sous-tend que les autres critères de qualité représentent quant à eux un total de 80 points. C’est quatre fois l’impact du prix dans l’équation menant au pointage final. Certes, un prix exceptionnellement bas obtiendra un meilleur pointage sur les 20 points disponibles pour ce critère d’évaluation. Toutefois, une soumission qui se démarque fortement sur l’ensemble des quatre autres critères aura une chance réelle de l’emporter sur celle qui présente le plus bas prix.

Il faut comprendre que d’utiliser une telle stratégie prend tout son sens dans un contexte où la municipalité est prête à verser une prime pour obtenir ce haut niveau de qualité recherché.

Si vous souhaitez être accompagnés dans un processus d’approvisionnement nécessitant l’établissement d’une stratégie qui vous permettra d’atteindre vos objectifs, n’hésitez pas à communiquer avec notre équipe à ingenierie@fqm.ca.