Par Jean-François Rivard, p.g.c.a., MBA, coordonnateur à l’approvisionnement municipal, direction de l’ingénierie et infrastructures de la Fédération québécoise des municipalités (FQM)

À l’hiver 2018, le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation (MAMH) a créé un pôle d’expertise en gestion contractuelle, et ce, dans l’optique d’accompagner les municipalités et de mieux les outiller dans ce domaine.

Ainsi, trois comités ont vu le jour, et travaillent actuellement sur ces aspects de la gestion contractuelle :

  1. La définition des besoins avant le processus d’appel d’offres et le choix du mode de passation des contrats;
  2. Le processus d’appel d’offres public et l’adjudication des contrats;
  3. Le suivi des contrats.

La Fédération québécoise des municipalités (FQM) s’est engagée activement en tant qu’observatrice au sein de ces comités et a collaboré aux différents travaux qui en ont découlé. Parmi ceux-ci, un Guide des bonnes pratiques pour encadrer les comités de sélection qui vient d’être publié sur le site du MAMH.

Ce guide s’adresse aux municipalités qui désirent encadrer leurs pratiques au regard des appels d’offres publics avec un système de pondération et d’évaluation de la qualité, ou qui envisagent éventuellement d’utiliser ce mode d’adjudication des contrats. Il met de l’avant l’encadrement légal qui porte sur les comités de sélection, mais surtout sur les bonnes pratiques associées aux différentes étapes d’un comité de sélection.

À l’heure actuelle, les municipalités n’ont pas l’obligation de créer une procédure pour encadrer le travail du comité de sélection.; si on excepte, tel que le dictent les articles 573.1.0.13 de la Loi sur les cités et villes (LCV) et 936.0.13 du Code municipal du Québec (CMQ), l’obligation qu’elles ont de déléguer à un fonctionnaire ou un employé le pouvoir de former un comité de sélection, et de protéger l’identité des membres du comité pour s’assurer de l’intégrité du processus.

Toutefois, en le faisant, la municipalité s’assure d’un traitement rigoureux, uniforme et efficace du processus d’adjudication de contrats, ce qui réduit considérablement le risque qu’un soumissionnaire conteste la légalité du processus ou d’une décision de la municipalité.

Dans le but de venir en aide aux municipalités en ce qui a trait aux processus de comité de sélection, la FQM a offert en novembre dernier deux Webinaires : « Le membre du comité de sélection, un joueur clé dans le processus d’acquisition de la municipalité » et « Le secrétaire du comité de sélection, gardien du processus d’évaluation de la qualité ».

Les comités de sélection sont un processus clé de la gestion contractuelle des municipalités, et la FQM le reconnait par la mise en place d’initiatives concrètes visant à bien vous supporter dans vos démarches d’approvisionnement.

C’est dans ce contexte que la FQM a créé une banque de membres potentiels de comités de sélection qui proviennent de toutes les régions et possèdent les expertises techniques requises par vos appels d’offres.

Il est possible d’inscrire votre nom dans la banque de candidats de la FQM en vue de siéger sur des comités de sélection. Pour ce faire, nous vous invitons à communiquer avec Jean-Michel Drolet à jmdrolet@fqm.ca, en précisant votre domaine de spécialité technique, le nom de votre ordre professionnel, le cas échéant, votre région administrative, ainsi que vos coordonnées téléphoniques et courriels.