Parue dans Marché MUNICIPAL, Vol. 14 No 2, juin 2019

« Nos données sont éparpillées, l’état des infrastructures et l’historique des travaux, c’est le directeur des travaux publics qui les a dans sa tête, on agit bien plus souvent en réaction que de manière proactive, on éteint constamment les feux, on ne fait pas de planification à long terme. » Ces affirmations reflètent parfaitement ce que vivent les petites municipalités lorsqu’il est question de la gestion de leurs actifs. Qu’elles soient dans Charlevoix, Bellechasse, Lac-Saint-Jean-Est, Nicolet-Yamaska ou Vaudreuil-Soulanges, elles partagent toutes cette même réalité.

Les ateliers sur la gestion des actifs municipaux organisés par la Fédération québécoise des municipalités (FQM) ce printemps dans 5 MRC à travers le Québec ont permis de constater que plusieurs petites municipalités n’ont pas toujours d’inventaire de leurs actifs, qu’elles connaissent souvent mal l’état de leurs infrastructures et leur durée de vie et que, la plupart du temps, elles manquent de ressources pour colliger les données et qu’elles n’ont pas toutes de planifications à long terme.

Par où commencer? C’est la question qui est sur toutes les lèvres après avoir pris conscience de l’importance de bien planifier la gestion des actifs municipaux. La suivante est : existe-t-il un logiciel qui ferait le travail avec un algorithme qui pourrait faire la planification pour les 30 prochaines années? La réponse est malheureusement non. Il existe quelques outils, mais aucun n’est miraculeux et aucun ne peut faire le travail à la place des employés municipaux.

« Si c’est trop compliqué, on va juste le mettre par-dessus la pile des choses à faire et on n’y accordera pas l’importance qu’il faut », faisait remarquer le directeur général de la municipalité de Saint-Urbain, M. Gilles Gagnon, lors de l’atelier sur la gestion des actifs tenu pour la MRC de Charlevoix le 20 mars. « Nous avons besoin de quelque chose de simple et facile d’utilisation, pas d’un fichier compliqué qui mesure trois kilomètres de long », ajoutait la coordonnatrice de la Maison mère de Baie-Saint-Paul, Mme Joëlle Bolduc.

La réalité est que le meilleur outil demeure le fichier Excel parce qu’il peut facilement s’adapter aux besoins de chaque municipalité. « Rien ne sert d’avoir quelque chose de complexe et difficile d’utilisation, particulièrement lorsque l’on commence », explique Mme Marie-Élaine Desbiens, ingénieure au Centre d’expertise et de recherche en infrastructures urbaines (CERIU), associé au Programme de gestion des actifs mis de l’avant par la FQM, en collaboration avec la Fédération canadienne des municipalités (FCM).

L’important, c’est de commencer quelque part

Le truc le plus important à garder en tête est de ne pas vouloir tout faire en même temps. Les participants aux ateliers ont pu constater qu’il s’agit d’une démarche continue qui peut se mettre en place graduellement, étape par étape.

L’inventaire des actifs, le premier jalon à poser pour une gestion efficace des actifs municipaux, peut se bâtir progressivement en répertoriant les données par famille d’actifs, c’est-à-dire en choisissant de faire l’inventaire par sphère d’activités comme les bâtiments, le réseau routier ou souterrain (aqueduc et égout), le matériel roulant ou les ressources humaines. L’important, c’est de commencer quelque part. Par la suite, d’autres familles d’actifs pourront s’ajouter à l’inventaire.

Dans le cadre des ateliers de formation de la FQM, les municipalités participantes sont invitées à commencer la démarche de gestion avec l’une des familles d’actifs. Tout au long du programme, elles seront accompagnées par la FQM et le CERIU. Des ateliers virtuels se tiendront en mai et juillet. Un atelier de travail élargi réunissant les municipalités des 5 MRC participantes se tiendra le 25 septembre, en marge du Congrès de la FQM.

Cette initiative est offerte par l’intermédiaire du Programme de gestion des actifs municipaux qui est administré par la Fédération canadienne des municipalités (FCM) et financé par le gouvernement du Canada.