Par Jean-François Rivard, p.g.c.a., MBA, coordonnateur à l’approvisionnement municipal, direction de l’ingénierie et infrastructures de la Fédération québécoise des municipalités (FQM)

Dans le cadre de la préparation d’un appel d’offres, les municipalités ont tout avantage à exercer préalablement une veille des marchés, afin de bien connaître les différents produits et solutions qui s’offrent à elles, ainsi que les fournisseurs qui évoluent dans ce domaine. L’approvisionnement en équipements ou en services génère régulièrement des investissements de dizaines, voire de centaines de milliers de dollars, c’est pourquoi on a grand intérêt à bien saisir l’environnement commercial dans lequel on évolue.

Cette démarche aura aussi pour effet de mieux cerner les coûts reliés à son acquisition.

Une démarche simple à réaliser sur le Web

Tout d’abord, l’Internet regorge d’informations sur les équipements et services que nous recherchons pour combler les besoins de la municipalité. Il suffit d’identifier certains mots-clés qui faciliteront notre recherche. Cependant, il faut parfois faire preuve de persévérance, mais généralement on trouve l’information désirée.

Une fois cette recherche d’informations réalisée, cela nous permet généralement de bien saisir le degré de compétitivité d’un marché, de connaître les entreprises susceptibles de soumissionner sur notre appel d’offres et de raffiner la définition de notre besoin avant de le lancer.

Le Système électronique d’appels d’offres (SEAO)

Pour certains types de projets, il peut s’avérer parfois plus difficile de cibler le marché visé. Un outil disponible pour les municipalités est l’avis d’appel d’intérêt public que l’on peut placer dans le Système électronique d’appel d’offres (SEAO).

Pour ce faire, on décrit dans les grandes lignes la nature de notre projet. Les entreprises intéressées par celui-ci devront nous transmettre, avant la date prédéterminée et dans une enveloppe cachetée, leur proposition d’intérêt.

Le type de réponses reçues lors de cet appel d’intérêt permettra à la municipalité de connaître les soumissionnaires potentiels dans un futur appel d’offres. Elle pourra également avoir une meilleure idée des solutions pouvant lui être proposées par les entreprises sur ce marché.

En résumé, la municipalité sera toujours gagnante si elle fait correctement ses devoirs avant de lancer un appel d’offres. Elle mettra ainsi toutes les chances de son côté pour faire en sorte que son projet d’acquisition soit couronné de succès.