Par Jean-François Rivard, p.g.c.a., MBA, coordonnateur à l’approvisionnement municipal, direction de l’ingénierie et infrastructures de la Fédération québécoise des municipalités (FQM)

Dans le cadre de ses processus d’approvisionnement, une Municipalité peut choisir de recourir au mode d’adjudication à deux enveloppes ou à celui de la grille de pondération incluant le prix.

Pour certaines catégories de contrat, tels les services professionnels à exercice exclusif, la Loi prévoit que la Municipalité utilise ces deux modes d’adjudication. Pour les autres types, notamment approvisionnement, services et construction, les enjeux propres à une acquisition par la Municipalité peuvent l’amener à s’éloigner du plus bas soumissionnaire conforme et à retenir ces deux approches.

Ces deux modes d’adjudication requièrent que la Municipalité procède à l’évaluation d’une offre en fonction de certains critères de qualité prévus dans son devis.

Prendre la mesure de certains critères

La Loi cite quelques critères, mais précise que cette liste n’est pas exhaustive. Les critères énoncés sont les suivants :

    • La qualité ou la quantité des biens, des services ou des travaux;
    • Les modalités de livraison;
    • Les services d’entretien;
    • L’expérience;
    • La capacité financière.

Les organismes municipaux disposent d’une grande autonomie dans le choix des critères d’évaluation de la qualité des soumissions. Le respect des principes fondamentaux de la Loi sur les cités et villes et du Code municipal du Québec en matière de marchés publics que sont l’accessibilité des entreprises aux appels d’offres, le traitement intègre et équitable des concurrents, ainsi que la transparence du processus d’acquisition, doivent demeurer une préoccupation constante pendant toute la démarche d’approvisionnement.

Les municipalités disposent également d’une liberté dans la façon d’établir une pondération et d’attribuer un pointage aux critères d’évaluation de la qualité des soumissions, tout en respectant ces mêmes principes édictés par la Loi.

Certaines municipalités ne maîtrisent cependant pas tous les aspects d’un processus d’appel d’offres comprenant un volet qualitatif. Parfois, les critères inscrits au devis et leur pondération sont les mêmes d’un projet à un autre. La Municipalité aurait tout avantage à intégrer les parties prenantes à son projet et, avec leur participation, établir précisément la nature du besoin visé. Cette étape est primordiale à la réussite de sa démarche d’approvisionnement.

L’évaluation de la qualité avec l’aide de critères doit être perçue par la Municipalité comme étant un outil lui permettant de combler son besoin tout en minimisant les risques qui y sont associés. Dans cet esprit, la stratégie d’évaluation doit être adaptée en fonction du besoin identifié et de manière à lui permettre d’optimiser ses chances d’obtenir le résultat escompté.

Le ministère des Affaires municipales et de l’Habitation (MAMH) a mis sur pied un pôle d’expertise en gestion contractuelle afin de doter les organismes municipaux d’outils favorisant l’adoption des meilleures pratiques. Ainsi, il a élaboré un guide visant à soutenir les organismes municipaux au moment de déterminer leurs critères, leur pondération et leur évaluation lors d’un appel d’offres public ou sur invitation ayant recours à un système de pondération et d’évaluation qualitative des offres.

Vous pouvez consulter le Guide sur les critères de qualité en cliquant ici.

Ce document sera utile à toute personne désireuse de recourir aux modes d’adjudication de contrats municipaux autres que celui du plus bas soumissionnaire conforme.

Des questions en amont du démarrage du processus

Pour définir les critères les plus pertinents, il est approprié de s’interroger sur les aspects suivants avant le démarrage du projet :

    • Quels sont les enjeux pour la Municipalité dans le cadre de ce projet, et comment peut-on les évaluer afin de faire une distinction entre les soumissions?
    • Quels sont les risques du projet et comment peut-on en limiter les conséquences par l’évaluation d’un critère?
    • Qu’est-ce qui peut faire varier la qualité d’un bien ou d’un service?
    • En quoi un soumissionnaire serait-il plus performant qu’un autre, et comment l’analyser?
    • Comment évaluer la valeur ajoutée d’un bien ou d’un service en fonction du besoin et comment la quantifier?
    • Combien de critères la Municipalité doit-elle examiner dans son appel d’offres?

Les réponses à ces questions guideront utilement la Municipalité dans l’établissement de ses critères.

La Loi prévoit un minimum de quatre critères, mais n’en limite pas le nombre. Chacun des critères doit générer de la valeur aux yeux de la Municipalité dans la réalisation de son projet. Elle doit être également en mesure d’établir un pointage reflétant son mérite pour chacun des critères contenus dans une proposition. Ce qui peut toutefois parfois s’avérer un exercice périlleux.

De plus, il est important que la formulation de chacun des critères soit impartiale. Elle ne doit pas réduire indûment la concurrence, de même qu’éviter de favoriser une ou quelques entreprises ou être établie de façon à cibler un fournisseur en particulier.

La Loi prévoit la possibilité d’avoir recours à l’utilisation d’un critère éliminatoire dans le mode à deux étapes. Cela peut s’avérer particulièrement opportun pour la Municipalité lorsqu’elle est à la recherche d’un niveau de performance supérieur sur un aspect d’un projet. Elle peut alors prévoir une exigence minimale à atteindre sur un critère, tout en favorisant l’atteinte du degré de performance recherché.

La pondération des critères doit refléter l’importance de chacun d’entre eux pour la réussite du projet. Une fois cette pondération établie, il faut être en mesure de bien définir ce qui apporte de la valeur à l’intérieur même du critère évalué et de le communiquer clairement aux soumissionnaires. Ceux-ci auront la possibilité de présenter une proposition qui non seulement répondra aux exigences minimales de la Municipalité, mais qui pourra y ajouter une réelle valeur.

L’échelle de notation pour les membres du comité de sélection doit aussi être communiquée dans le devis. Ce faisant, la Municipalité fait preuve de transparence aux yeux des soumissionnaires et fait en sorte que chacun des membres du comité de sélection qui évalue une proposition le fera sur la même base.

Enfin, ce serait une bonne pratique de la part de la Municipalité de documenter la démarche avec laquelle elle a déterminé chacun de ses critères de sélection et la manière de les évaluer. De cette façon, elle pourra répondre en toute transparence en cas de demande d’information de la part du public ou d’une personne intéressée à soumissionner dans le cadre de son d’appel d’offres.

N’hésitez pas à communiquer avec notre équipe en écrivant à ingenierie@fqm.ca, si vous souhaitez être accompagnés dans un processus d’approvisionnement nécessitant l’établissement de critères de qualité et pour la formation d’un comité de sélection.